Übergangsfristen sind nun vorüber
Mit dem neuen Jahr enden die gesetzlichen Übergangsfristen und alle Unternehmen, welche zum Beispiel Geschäftsbriefe, Angebote und Rechnungen per E-Mail versenden oder empfangen, sind verpflichtet Ihre elektronische Korrespondenz revisionssicher zu archivieren. Und zwar entsprechend den Vorgaben der GoBD, welche die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ beschreibt. Unternehmer, die diese Anforderungen ab Anfang 2017 nicht umsetzen, müssen bei Prüfungen mit hohen Kosten durch Strafmaß und angeordnete Umsetzungsmaßnahmen rechnen.
Die wichtigsten Anforderungen an die E-Mail-Archivierung im Überblick
– Alle geschäftlichen E-Mails müssen 10 Jahre lang ohne Ausnahme in elektronischer Form aufbewahrt werden (der Ausdruck in Papierform genügt nicht den gesetzlichen Anforderungen).– Alle E-Mails inklusive Kopfdaten und Anhängen müssen revisionssicher archiviert werden. Revisionssicher bedeutet in diesem Fall: auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher.
– Der Unternehmer ist verpflichtet dafür zu sorgen, dass die IT, welche zur E-Mail-Archivierung genutzt wird, entsprechend ausfallsicher und zum Beispiel gegen Diebstahl gesichert ist. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Funktionalität der E-Mail-Archivierung auch bei Aktualisierung der Hard- oder Software der IT-Systeme erhalten bleibt.
„Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig,“ wird in der GoBD beschrieben.
E-Mail-Archivierung als Service
Speziell für kleine und mittlere Unternehmen bietet das primeLine Systemhaus E-Mail-Archivierung als Service an. Die Daten werden im regionalen primeLine Rechenzentrum gespeichert, wo sie zudem zusätzlich gesichert werden. Unternehmen müssen archivierte E-Mails nicht mehr permanent auf Ihrer eigenen IT vorhalten, das spart Speicherplatz und Ressourcen. Der Zugriff auf die archivierten E-Mails erfolgt ganz einfach über den E-Mail Client und bietet zudem eine Suchfunktion, welche auch E-Mail Anhänge wie zum Beispiel PDF Dateien in Textform durchsuchen kann.
Quelle: Prime Line; Foto: Colourbox
Autor: dlm / Redaktion Gastroinfoportal
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